一、适用范围
本工作要求适用于南通市档案馆所有进馆单位，其它单位可参照执行。
二、基本原则
纸质档案的数字化应遵循“开放性、抢救性、重点性、共享性”原则，使档案信息资源真实、准确、安全、方便、快捷共享和提供利用，确保实体档案的安全，实现电子档案备份。
三、纸质档案数字化范围
属于永久或长期保存的，以纸质为载体的档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、业务档案等，均应列入数字化加工的范围。
四、操作环节及要求
纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等，填写《纸质档案数字化流程交接单》见附件，详细记录每个环节的工作情况和责任人。
（一）档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
1.档案实体规范性检查：检查内容主要包括：张（页）号编制是否完整，并对缺页、漏页等情况进行修正；对重份文件、有原件的复印件等不需要扫描的文件进行标注；对破损严重、不能直接扫描或影响扫描质量的纸张进行标注等。
2.目录数据规范性检查：根据档案实体对文件级电子目录进行逐条的核对与补漏，确保文档与目录的一一对应。重点检查档号（包括档号的各组成部分）、题名、形成日期、责任者、保管期限、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。具体要求参见《南通市文书档案电子目录录入要求》。
3.拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
4.页面修整：破损程度严重影响档案内容的，单面档案进行托裱，双面有字档案进行丝网加固处理；严重折皱不平影响扫描质量的原件可先进行压平或低于50℃烫平等相应处理后再进行扫描。
5.装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，应注意保持卷内文件的顺序不变，认真校对可能出现的装订不齐、漏页、页码颠倒等问题。
（二）档案扫描
1.扫描方式
（1）根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪。大幅面档案可采用小幅面扫描后图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件时，需分别扫描。
（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2.扫描色彩模式
采用彩色模式进行扫描。
3.扫描分辨率
扫描分辨率≥300dpi。
（三）图像处理
1.纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
2.去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
3.图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
4.裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
（四）图像质检
1.对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，扫描图像的倾斜度不得超出1度。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
2.由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
3.发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
4.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
（五）图像存储
1.存储格式
档案数字化的全文应提供至少两种完整的格式，即单页的JPG或多页的TIFF格式和双层PDF/CEB格式各一套。
2.命名格式
TIFF、PDF/CEB格式的全文数据文件与档案实体及电子目录一一对应，并以档号命名，JPG格式的文件以“档号—页号”的形式命名。
（六）数据挂接
档案数字化后形成的数字文件，经过质量检查确认合格后，通过档案管理软件与对应的档案目录数据库进行批量挂接。
（七）数据验收
以抽检的方式进行验收，包括目录数据、图像数据以及数据挂接的总体质量，抽检率不得低于5%。目录数据、图像数据有不完整、不清晰等质量问题，或数据挂接错误，抽检标记为“不合格”，不合格的应予以改正。数据质量抽检的合格率达到99.5%以上（含99.5%）时，验收予以通过。
合格率＝（抽检合格文件数/抽检文件总数）×100%。
（八）数据备份
验收合格的完整数据应及时进行脱机的物理备份。备份载体可选择移动硬盘、一次性写光盘，一式两套，一套封存保管，一套提供利用，有条件的单位可备份第三套，用于异地保管。
备份载体上应做好标识，以便查找和管理。
备份数据也应进行检验，检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
五、安全保密工作要求
（一）指派专人负责档案实体的出、入库交接工作及平时的现场管理。确保档案实体和信息安全。
（二）数字化加工场所一般设在本单位内部，按临时保密要害部位进行管理，应在生产加工场所安装监控摄像头和录像设备，全程摄录加工现场情况并归档备查。《纸质档案数字化流程交接单》应及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
（三）档案数字化过程中应实行保密管理领导责任制，制定与信息涉密等级相应的管理制度，定期对制度实施情况进行检查。
（四）对于档案数字化需外包加工的单位，应按相关档案及保密有关的法律法规、制度标准要求，选择具有一定规模、管理制度健全、经验丰富、具备相关资质要求的承建单位。承建单位不得选择境外公司或有外籍人参与的公司。涉密文件不得交由外包公司进行数字化。加工单位应与承建单位签订保密协议。
（五）档案数字化工作人员上岗前应进行保密制度审查与考核，人员应保持相对稳定。外部承建单位所有参加数字化工作的人员应通过安全保密审查，签订保密协议。现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。不许私自携带任何存储设备进入或离开工作现场
（六）数字化加工使用的计算机应屏蔽所有USB口并加装封条，并与相关设备组成专用网络，与其他网络实行物理隔离。不应安装具有无线功能的相关设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用和管理，或者拆除硬盘。使用的硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不应在非涉密计算机及网络上使用。
（七）根据《江苏省档案信息化建设保密管理办法》的要求，档案数字化项目应报市档案局备案。
附件：纸质档案数字化流程交接单