第二条 本办法适用于南通市行政区域内事务所业务文件材料的归档和整理。
第三条 本办法所称业务文件材料（即各种类型的工作底稿），是指事务所在依法从事审计、验资、评估、基建审核、咨询服务等业务活动中形成的用于支持发表报告意见的各种工作记录和获取的各种文字、图表和声像等文件材料。
第四条 各类业务文件材料的归档范围
(一) 永久性业务文件材料
1、营业执照
2、设立的批准证书
3、公司成立的合同、协议、章程
4、组织机构及管理层人员结构
5、税务登记证
6、组织机构代码证
7、特殊行业的生产经营许可证
8、董事会会议纪要
9、重要长期的经济合同、协议
10、内部控制制度及其研究和评价记录
11、重大资产的权属证明
12、验资报告
13、审计报告
14、管理建议书
15、其他
（二）当期业务文件材料
1、审计类（包括年报审计和专项审计）
综合文件材料
（1）审计报告
（2）审计报告底稿
（3）管理建议书
（4）管理建议书底稿
（5）客户当局声明
（6）已审会计报表
（7）审计总结
（8）试算平衡表
（9）审计差异调整表
（10）未审会计报表
（11）审计业务约定书
（12）审计计划（总体计划和具体审计计划）
（13）客户基本情况表
（14）审计风险评价及结论
（15）时间预算及实际用工对比表
（16）第二、三级复核记录
（17）合并会计报表的相关工作底稿
（18）其他
业务文件材料
（19）资产项目的审计工作底稿
（20）负债项目的审计工作底稿
（21）权益项目的审计工作底稿
（22）损益项目的审计工作底稿
（23）其他
2、验资类（包括设立和变更验资）
（1）验资报告
（2）验资报告底稿
（3）第二、三级复核记录
（4）公司合同、章程
（5）批准证书或批准文件
（6）名称核准通知书
（7）投资主体能力证明材料
①营业执照
②自然人的身份证明
③会计报表及审计报告
④投资人出具的委托代理人的授权书
（8）业务约定书
（9）客户声明
（10）投入资本证明材料
①货币资金投入证明材料
②实物资产投入证明材料
③无形资产投入证明材料
(11) 变更验资净资产审核工作底稿
(12) 其他
3、评估类
综合文件材料
（1）评估报告
（2）评估报告底稿
（3）评估总结
（4）业务约定书
（5）评估业务基本情况表
（6）政府有关的批复或董事会会议纪要
（7）营业执照
（8）审计报告及会计报表
（9）评估计划
（10）其他
业务文件材料
（11）资产项目评估工作底稿（包括申报、勘查、权属证明、计算分析等底稿）
（12）负债项目评估工作底稿（包括申报、函证、计算分析等底稿）
（13）评估价格采信依据材料
（14）其他
4、基建审核类
（1）工程造价审核报告
（2）工程造价审核报告底稿
（3）业务约定书
（4）送审资料
①工程合同、补充合同或施工协议
②招标文件、投标文件
③工程预决（结）算书（加盖送审、编制单位公章、预算员专用章）
（5）工程量计算表
（6）主要材料分析表
（7）设计变更图纸
（8）隐蔽工程记录
（9）施工过程中双方签证资料
（10）材料价格证明材料
（11）建设单位供料明细表
（12）施工单位资质证明
（13）工程类别核定单
（14）其他
5、咨询服务类
（1）咨询报告书
（2）咨询报告书底稿
（3）业务约定书
（4）咨询业务调查表
（5）咨询业务工作底稿
（6）其他
第五条 各事务所业务文件的归档工作与“业务项目”同步进行，按照边审验评核，边收集整理，案结卷成的要求，从确定审验评核的项目开始，对每个工作程序上形成的文件材料，随时加以收集，并存放于事先准备好的该项目的文件盒（袋）中，以备整理、选用。
第六条 业务项目归档文件材料应齐全、完整和精炼。
“齐全、完整”的要求是：
（一）每一年度业务项目所形成的文件材料，均应收集齐全；
（二）每个业务项目所形成的文件材料，均应收集齐全；
（三）每一案卷内的重要文件的各种稿本，均应收集齐全。
“精炼”的要求是：
在立卷过程中严格按文件材料的保存价值决定取舍。对业务项目的证明材料，应以项目审验评核报告所列问题的需要为标准，并以经过核实和已用作依据的为限。与审验评核报告所列问题无关或未经核实的材料，均不立卷。对各种审验评核的历次修改稿，除有重要内容的修改稿应立卷归档外，一般修改稿不必归档。
第七条 业务文件材料的形成应规范，永久性业务材料应采用碳素或蓝黑墨水等耐久的材料书写，电脑打印的文件材料，应当采用激光打印机打印，不得用色带打印机等不耐久材料打印，格式统一。对确定归档的文件材料，应检查有关程序和签批、认定手续等是否完备，不符合要求的应予补救。
第八条 业务文件材料实行由具体业务项目组负责归档整理的原则，建立归档工作责任制。业务项目组指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作。
第九条 永久性业务文件材料按客户进行分类。当期业务文件材料按“年度—项目”进行分类，具体各类业务项目的类目名称按业务性质分为审计类、验资类、评估类、基建审核类、咨询服务类。
第十条 业务档案根据《独立审计具体准则第6号——审计工作底稿》的要求划分保管期限。
（一）当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年；
（二）永久性档案应长期保存；
（三）不再继续审计的被审计单位，永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。
第十一条 永久性文件材料的整理采用一户一档制。每个客户内的文件材料按本办法第四条第一款归档范围中所列文件材料种类的顺序进行排列，每一种类内的文件材料按时间先后顺序排列。
当期文件材料按项目以卷为单位进行整理，卷内文件材料的排列顺序，采用单元排列法。即将需组卷归档的文件材料分成综合文件材料、业务文件材料，排列顺序按本办法第四条执行。
卷内文件材料排列时必须遵循正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后的规则。
第十二条 永久性文件材料应在每一种类内按照排列顺序依次编写页号，当期文件材料的卷内文件材料按照排列顺序依次编写页号。页号统一用铅笔编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角。
第十三条 每个案卷均须填写卷内文件目录和备考表，要求规范准确。
（一）“卷内文件目录”置于卷内首页，设：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等栏目，按卷内文件材料的排列顺序和内容逐件填写。具体填写方法是：
顺序号，以文件材料排列先后顺序逐件填写。
文号，填写文件制发单位的发文字号。
责任者，填写对文件材料的署名者，即对文件材料负责任的单位和个人。未署名的，应判定责任者。
题名，即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加方括号。
日期，文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“.”。
页号，填写文件所在位置的起始页号，最后一份文件填写文件所在位置的起止页号。
（二）“备考表”置于卷内末页，填写下列内容：
本卷情况说明，填写卷内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写人签名并标注日期。
立卷人，由立卷者签名或盖章。
检查人，由业务项目负责人签名或盖章。
立卷时间，填写完成立卷的日期。
第十四条 当期文件材料的案卷使用无酸卷皮，格式采用国家标准UDC351.852.12 GB/T9705—88规定的规格为297mm×210mm的软封面，封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号。其填写方法如下：
全宗名称，可用红色长条印章加盖立档单位的全称。
类目名称，用红色类目章加盖业务档案的类目名称。如：“审计类”、“验资类”等。
案卷题名，即案卷标题，应完整揭示卷内文件内容，简明确切。当期文件材料案卷的标题按“立档单位”、介词“对”、委托单位或被审验评 核单位名称、审验评核事项的时间范围和审验评核事项名称、文种的顺序填写。
时间，填写从审验评核业务委托书、协议书开始至报送审验评核报告止的起止时间。
保管期限，立卷时划定的保管期限。
件、页数，填写卷内文件材料的件数、总页数。
归档号，填写文书处理号。填写当年该类案卷的排列顺序号。
第十五条 案卷（件）装订前应拆除文件上的金属物，对已破损、褪色或字迹材料不符合要求的文件材料，应予修补或复制，复制件与原件一并组卷，文件材料是外文的，应附有中文译本。
第十六条 案卷（件）的装订。永久性文件材料按件装订，当期文件材料按卷装订。必须采用线装，一般采用三孔一线的方法进行装订，装订时文件材料的左边和下边取齐。案卷厚度以不超过2cm为宜。装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
第十七条 案卷装盒
永久性归档文件材料经过组卷按件装订后不再另加案卷封面，按本办法第四条第一款归档范围中所列顺序直接装盒；每一种类文件材料之间用口启纸作标记加以区分。 一个客户的案卷视其数量装成一盒或数盒，不同客户的案卷不能混装于同一卷盒内。客户之间按其发生业务的时间顺序排列。
当期文件材料的案卷，按本办法第四条第二款归档范围中所列顺序（即归档号的顺序）装盒，同一类项目的案卷视其数量装成一盒或数盒，不同类项目的案卷不能混装于同一盒内。
卷盒采用规格为300mm×220mm，其厚度可根据需要分别选用30mm、40mm或50mm的规格。
第十八条 盒脊贴标签。可根据保管期限选择不同颜色的标签，“永久”为红色标签，“长期”为蓝色标签，“短期”为黑色标签。标签一律粘贴在离盒脊底边4.5cm的高度处。
第十九条 编制案卷目录
永久性文件材料的案卷按客户编制案卷目录，一个客户为一条，其中题名应当准确概括文件的主要制发机关、内容、文种。
装订好的案卷（件），经过分类排列和编号后，按照排好的顺序，即归档号的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和归档的顺序，逐卷进行登记。
案卷目录一式两份，一份留业务项目组，一份随档案移交单位档案室。
第二十条 业务项目活动中形成的非纸质载体的档案的整理参照相应载体档案的整理方法进行。
第二十一条 本暂行办法由南通市档案局、南通市注册会计师协会负责解释。
第二十二条 本办法自发布之日起执行。