一、基本概念
1、归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。从广义上讲，归档文件可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。其中，"办理完毕"是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。另外，归档文件种类明确为纸质文书材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。即归档文件整理工作的基本环节为装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
3、件：即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。也就是"自然件"，即单份文件。关于"件"的定义，我们需要说明以下几种情况：（1）文件的正本与定稿为一件，但当定稿过厚不易装订的，也可各为一件，对一些重要的文件（如法律法规等）需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿）的，正本与历次修改稿各为一件。（2）正文与附件为一件，附件是对正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等，独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到等情况，因此《规则》强调其为一件。（3）正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一件，对于有重要领导批示的处理单、签批条等，真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。（4）原件与复制件为一件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔字等），以及文件在使用中出现的破损现象，应复制后归档，复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等。（5）转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。（6）报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（7）来文与复文为一件。这是比较特殊的一种规定。也包括"去文与复文"，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，它们往往是针对同一事由，联系也较密切，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。（8）会议记录应以每次会议为一件。这是对传统做法的重大改变之一，主要是从方便利用查找的角度考虑的。

二、归档文件的整理方法
1、整理原则和质量要求
整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，就是在文件整理中要根据文件"自然天成"的形成规律，围绕人们实践活动的有机联系，将有密切联系的文件组合在一起，确保文件材料组群的完整性和系统性，它直接影响档案的保管、查找和利用；正确区别文件的不同价值，是保证档案质量的重要因素。文件的价值就是指文件的保存价值，也就是文件的查考利用的价值。其表现形式就是档案（文件）的保管期限。区分文件的不同价值，就是在文件整理时按档案保管期限的有关规定确定文件（档案）的保管期限；便于保管和利用，是文件整理工作的基本出发点和最终目的。文件整理的目的就是为了文件（档案）的科学保管和有效利用。失去这个目的，文件整理就毫无意义。在整个文件整理工作中，都要贯穿和围绕这个目的而展开。无论是根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，还是适当照顾文件的保存价值，最终都是为了便于保管和利用。
质量要求：一是对破损文件进行修裱，主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，不包括将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上；二是对字迹模糊或易退变的文件进行复制；三是对超大纸张折叠，如报表、图样等；四是去除易锈蚀的金属物；五是对归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

2、归档文件的整理方法
（1）装订：归档文件按"件"装订，装订前必须去除原来的金属装订物。①文件在装订时必须对它们进行排序，一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。②装订的方式，采取左侧装订，将左、下侧对齐。③装订材料的选择：对材料较厚的文件延用原来三孔一线的装订方式，对其它文件，可采用缝纫机、浆糊、热封胶、钉书钉、不锈钢夹等，提倡线装。保管期限为短期的归档文件可不拆钉，保持原貌。
（2）分类：选择分类方法要考虑到简单和方便操作，对年度文件数量较多的单位，可选择年度--机构（问题）--保管期限的三级分类方法，而对年度文件数量不多的单位，可选择年度--保管期限法的二级分类方法。
按年度分类就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。有几种情况需要注意：文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，判断年度统一以文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度；对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度；对跨年度形成的文件归入办结年度，比如，跨1998、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理归档的，分类时这些文件材料都归入1999年度，跨两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年；几份文件作为一件时，"件"的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准，具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准，正文与附件为一件，以正文准，转发文与被转发文为一件，以转发文为准，来文与复文为一件，以复文为准；文件没有标日期的，一般多见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料等各种标识，判定文件所属年度。
按保管期限分类。就是指在进行归档文件整理时，对以件为单位的档案要先进行价值鉴定，确定其保管期限后再以此为标准分类整理，这就能使同一保管期限的档案相对集中。
按机构（问题）分类。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中，对于文件由几个机构共同处理的，应视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构内；对于机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归放该类保存。采用问题分类的，一般参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，比如"党群类""业务类""行政类"等，但问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。
文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年亦应归入同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。
（3）排列：通过分类，归档文件整体上具备了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，这里所说的排列不包括不同类别归档文件之间的排列和档案盒排架。归档文件的排列按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，比如一份请示和批复可视为一个事由，一项工程、一次活动、一次会议也可视为一个事由。有人也许会说，有了计算机管理，文件排在哪里并不重要，从理论上说是对的，但从实际工作看，归档文件的排列，直接影响到目录检索和实体存取工作。为什么呢？因为从检索质量来看，"查准率"和"查全率"是同样重要的两项要求。在计算机检索条件下，如果归档文件随意排列，可以做到"查准"，但进行族性检索时的查全率则难以保证。即使是计算机"模糊检索"或"智能检索"，也只是依据利用者输入的检索条件对数据库内的数据进行机械的匹配。如果文件条目与输入的检索条件有较大差异，就肯定会造成漏检。计算机检索尚且如此，手工检索难度可以想象会更大。如果排列时将相关的文件相对集中，那么只要找到其中部分文件的条目，通过对其上下条目的简单审阅和判断，就可以查找到那些可能漏检的文件，从而提高查全率。实体存取同样如此，如果相关文件分散在不同档案盒内，必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量，如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。
排列方法：同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列；不同事由间的归档文件的排列，应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择，一般有下列几种方法：A、按不同事由形成时间的先后顺序排列；B、按事由的重要程度排列；将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。C、按事由具有的共同属性分别集中排列；主要有按责任者或承办部门和按不同问题分别集中排列等。
由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一期限的最后，并在备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
（4）编号：是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章（式样见图1）的形成在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时提实体存取提供了条件。